履歴書を入れる封筒マナー！書き方・入れ方・手渡しの場合のルールを解説

転職活動していると、履歴書を手渡しまたは郵送する機会が多くあります。履歴書を手渡し･郵送するにあたり、用意すべきものが封筒です。もちろんメインで重要なのは履歴書本体ですが、封筒からもビジネスマナーがチェックされています。そこで今回は、履歴書の封筒について書き方や入れ方などを詳しく解説します。

履歴書を入れる封筒の書き方

封筒を書く際は、必ず黒のボールペンまたは宛名書き用のサインペンを使用しましょう。黒ボールペンの場合は、1.0ミリ以上の太いペンがベストです。水性ペンや油性マジックは、滲みや裏写りする恐れがあるため避けてください。そして、宛名は横書きよりも縦書きが一般的です。

企業・部署宛に郵送する場合

社名は「株式会社」や「有限会社」は省かず、正式名称で記載します。株式会社を(株)などと略すのも避けましょう。「株式会社」などの表記が、社名の前後どちらにつくかも事前に確認しておくことが大切です。
また、企業・部署宛に郵送する場合、敬称は「御中」です。部署名まで入れる場合は、部署名の後に御中と入れましょう。裏面左部には自分の「現住所」「氏名」を忘れずに記入し、封をした箇所には「〆」と記します。

個人宛に郵送する場合

個人宛の場合は、個人名に「様」をつけます。採用担当者のフルネームが不明な場合は、名字のみでも問題ないでしょう。名字も分からない場合は「採用御担当者様」と記載します。役職が分かる場合は名前の上に役職を書きましょう。
また、「〇〇部 御中　〇〇様」のように記載すると二重敬語になるため、敬称は併用しません。「〇〇部　〇〇様」と個人名にのみ敬称を記載しましょう。裏面には自分の住所・氏名を忘れずに記入し、封をした箇所には「〆」と記します。

履歴書を入れる封筒の種類

履歴書を入れる封筒は、コンビニや文具店などで購入できます。サイズは、履歴書を折らずに入れられる「角形A4号」または「角形2号」を選びましょう。これは、手渡し・郵送どちらにも使えるサイズです。応募書類が多く封筒に厚みが出る場合は、A4より大きめの角形2号を選ぶとよいでしょう。なお、履歴書はなるべく三つ折りにせず、購入時の二つ折りで封筒に入れることが望ましいとされています。
封筒の色は、きちんとした印象を与える白が最適です。茶封筒でも問題ありませんが、フォーマルな場では白無地のものが無難とされています。

履歴書の封筒への入れ方

次に、封筒の入れ方についてみていきます。

封筒に入れる前に履歴書の内容を確認する

封筒に入れる前に、応募書類を最終確認しましょう。まず、履歴書や職務経歴書に誤字脱字がないかを確認します。確認する際は、声に出して読むと誤字脱字を見つけやすくなるのでおすすめです。さらに、学歴・職歴や志望動機など、必要項目に記入漏れがないかもチェックします。
また、証明写真がまっすぐ貼られているか、剥がれかけていないかも確認しましょう。こうした丁寧な見直しが、採用担当者への好印象に繋がります。最後に、履歴書のコピーをとっておくと、自己PRや志望動機の確認ができ、面接対策に役立つためおすすめです。

応募書類を順番に重ねてクリアファイルに入れる

手渡しでも郵送でも、履歴書を含む応募書類は折れや汚れを防ぐためにA4クリアファイルに入れてから封筒に入れるのがマナーです。クリアファイルに入れる際、封筒から取り出した時に上下が逆にならないよう気をつけましょう。
クリアファイルに上記順番で書類を揃えてから、封筒に入れます。その際、上下･裏表が逆にならないように気をつけてください。

糊付けして「〆」を書く

郵送の場合、封筒は必ず糊付けしてから封の中央に「〆」を書いて投函しましょう。液体のりは中身が出過ぎて封筒にしわができることもあるため、スティックのりまたはテープのりがおすすめです。糊以外であれば、両面テープでも良いでしょう。どの方法でもヨレがないように気をつけて、はがれないようにしっかりと封をしてください。

履歴書の封筒を郵送で提出する際のマナー

履歴書を郵送する場合、封筒の書き方さえ完璧なら、あとはポストに投函するだけで良いのでしょうか？次に、提出期限の確認や郵送後のメールなど、社会人として押さえておきたい郵送時のマナーについて紹介します。

封筒サイズ・重量に応じて「普通郵便」で送る

履歴書の郵送は、企業から指定がない限り「普通郵便」が基本です。簡易書留やレターパックは、担当者が不在の場合に受け取りの手間がかかるため、指定がある時以外は避けましょう。
また、切手料金には注意が必要です。料金不足で郵送してしまうと、応募企業に対して失礼なだけでなく、書類が返送され、締切に間に合わないリスクもあります。料金は重量で決まるため、ポスト投函する場合は事前に重量を確認して不足がない額の切手を貼付しましょう。郵便局の窓口へ持ち込み、正確に量って発送すれば確実で安心です。

【切手料金の目安】

※規格内（長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内および重量1kg以内）の郵便物の料金

提出期限内に届くように手配する

応募書類の提出期限は必ず守りましょう。提出期限で「必着」とある場合は締切日までに到着、「当日消印有効」は締切日までの消印が必要です。郵送先やその時の天候・交通状況によりますが、郵送には通常1〜3日かかるため、余裕を持って発送しましょう。
履歴書の提出がギリギリになると、「計画性がない人だ」という印象を持たれる可能性もあります。提出が締切間近になってしまい、どうしても間に合うか不安な場合は、速達を利用するのも一つの方法です。

郵送後、送付したことをメールで連絡する

履歴書を郵送したら、採用担当者へメールで報告するとより丁寧です。この連絡は必須ではありませんが、担当者が書類の到着を把握しやすくなり、好印象に繋がるでしょう。
メールの件名には用件と氏名を明記し、本文で本日郵送した旨を簡潔に伝えましょう。採用担当者は多忙なので、長文を避け、相手への配慮を示すことが大切です。

手渡しの場合も履歴書を封筒に入れる？

履歴書を手渡しする場合、郵送ではないので封筒は不要なのでしょうか？次に、手渡しにおける封筒の必要性と、受付や面接官への正しい渡し方マナーについて紹介します。

【結論】履歴書は必ず封筒に入れて持参する

履歴書は手渡しの場合でもそのまま持参せず、封筒に入れることが基本のマナーです。封筒に入れる際は、履歴書を含む応募書類を全てクリアファイルに入れてから封筒に入れる必要があります。なぜなら、封筒だけでは書類の折れや汚れを防ぐことができないからです。

履歴書を手渡しする場合の封筒の書き方

履歴書を持参して直接手渡しする場合、封筒の表面に会社の宛名を書く必要はありません。裏面は郵送と同様に、左部分にご自身の現住所と氏名を記載します。

履歴書を手渡しするときのマナー

履歴書を手渡しする際のマナーは、渡すシチュエーションによって異なるため注意が必要です。面接官に直接渡す際は、封筒から取り出し、クリアファイルに入れた状態で渡します。一方、受付で預ける場合は封筒に入れたまま渡しましょう。
いずれの場合も、相手が読みやすい向きにして両手で差し出すのがポイントです。加えて「本日はよろしくお願いいたします」と一言添えると、丁寧な印象を持たれやすいです。

履歴書の封筒はルールを守って作成&提出しよう！

履歴書の封筒は、手渡し･郵送いずれの場合も必要です。用意すべき封筒は、角形2号または角形A4号の白色のもの。そして封筒の書き方は手渡しと郵送時で異なるため、ルールに沿って宛名などを記載してください。また履歴書の入れ方も正しく、封をしてからミスに気づいたということがないよう最終チェックをしてから封を閉じましょう。