電子カルテの使い方をご紹介！機能や使用時の注意点、使用時のポイントも解説

多くの医療機関で導入され始めている電子カルテ。カルテの作成を行う医師や看護師、医療事務の方の中には、電子カルテを上手く使えるか不安に感じる方もいるでしょう。使い方が難しいイメージのある電子カルテですが、操作方法を覚えれば、業務の効率化につながります。今回は、電子カルテの便利な機能や使用方法について詳しく解説します。

電子カルテとは?

電子カルテとは、患者の診断内容が電子データとして保存されたカルテのこと。従来の紙カルテよりも、院内や医療機関同士での情報共有が効率的に行えます。
電子カルテにはさまざまな種類があり、タブレットやスマートフォンでの運用が可能なものも。持ち運びが容易なデバイスを使うことで、訪問診療など院外での利用も期待できます。
これから電子カルテを導入する場合、医療機関の規模やスタッフ数、診察内容などを踏まえ自院が運用しやすいものを選定しましょう。

電子カルテは難しい?

現在は、操作の難しくない(簡単な)電子カルテが多く出回っています。
直感的に判断できる画面になっているほか、必要な情報が1つの画面に収まっていたり、操作手順が示されていたりなど操作方法を細かく覚える必要がありません。
そのため、パソコン操作に自身のない人にも扱いやすいでしょう。慣れるまでに時間が必要な可能性もありますが、一度操作方法を覚えれば、年代を問わず誰でも扱えます。

電子カルテの便利な機能･魅力

パソコンやタブレットなどの電子機器の扱いが苦手だと、電子カルテの導入に戸惑う人もいるでしょう。しかし、電子カルテは、電子機器が苦手な人にも扱いやすいように便利機能が搭載されているため、操作を覚えれば、簡単に扱えます。ここでは、電子カルテの便利機能の特徴をご紹介します。

※すべての電子カルテに当てはまるわけではありません。

手書き入力(タッチ操作)できる

手書き入力機能がある電子カルテであれば、紙カルテに慣れている人であっても使用方法が近いため抵抗感が少ないでしょう。また、手書き文字をリアルタイムでテキスト変換することで、操作する人の文字に左右されない読みやすいカルテ作成を可能にする機能も。
訪問診療など患者の自宅や施設へ伺う場合は、キーボード入力が難しいことも多く、タッチペンでの操作が特に便利でしょう。

よく入力する内容をテンプレート化できる

頻繁に使用する項目や内容を「定型文」として登録することで、入力の手間が省けます。
また、書き写し入力の手間を省くため、患者さんに回答してもらった問診結果を自動で電子カルテに反映させる「セルフ入力テンプレート」システムなどもあります。

検索機能ですぐにデータを取り出せる

電子カルテには検索機能があるため、過去の情報から必要なデータをすぐに取り出せます。気になる情報に目印をつけて、取り出しやすくする「付箋機能」も業務の効率化に効果的です。
紙カルテよりも探す手間が省けるため、診療の待ち時間短縮につながります。空いた時間を他患者の診療やケアに充てられるなど、時間の有効活用が可能です。

電子カルテを使いこなすポイント

業務の効率化や診療の待ち時間短縮につながるなど、メリットの多い電子カルテですが、より効果的に使用するためのコツがいくつかあります。ここでは、電子カルテを有効活用するポイントについて詳しくご紹介します。

研修や説明会を開催する

院内研修や説明会を開き、スタッフが電子カルテを集中的に学べる機会を設けましょう。スタッフへマニュアルを渡すだけでは意味がありません。マニュアルを読まない人が出てきたり、使用方法に対する認識のズレが生じたりする可能性があります。ある程度の時間を使い、説明を行うことが大切です。
スタッフ全員が理解できるように、電子カルテのインストラクターのサポートを受けることも手段の一つとして効果的です。

定期的にカルテの運用を確認する

現場に合ったカルテ運用を行うために、定期的な見直しが必要です。継続的に電子カルテを活用していけば、イレギュラーな事例が発生したり、想定していた運用通りに進まなかったりすることがあるでしょう。
使用しない機能は外す、電子カルテの作業で無駄な作業を効率化できないか電子カルテの提供企業に話を聞くなど、電子カルテの導入のメリットを最大化できるよう定期的に改善を図ることが大切です。

電子カルテを使える人材を育成する

電子カルテの効率的な活用を推し進めるため、電子カルテに精通した人材を院内に育成すのもおすすめ。
電子カルテを使う現場のスタッフが、電子カルテの会社に聞くまでに至らないような細かな操作の疑問を抱える可能性もあります。また、悩みを電話やメッセージなど言葉では伝えにくく、またアドバイスを理解することも難しいと感じていたりする可能性も。
そんなときに、身近にアドバイスをもらえる人材がいれば安心です。

電子カルテ使用時の注意点

電子カルテの導入で業務効率化につながりやすくなる反面、以下のような問題が起こりやすいのも事実です。ここでは、電子カルテを使用する場合の注意点について詳しくご紹介します。

ランニングコストがかかる

電子カルテは、初期コストとしてパソコンやタブレットなど電子媒体関連の費用がかかることも。
また、一定の維持費がかかる点を念頭に入れて導入を検討する必要があります。下記維持費の例です。

セキュリティ対策が必要

パソコンやタブレットなどの電子端末で簡単にデータが共有できる反面、セキュリティ対策を怠ってしまうと、患者情報が漏れやすくなります。そのため、一人一人がセキュリティへの防犯意識を持つことが重要です。
定期的なセキュリティ対策の実施とともに、院内での電子カルテ運用規定を設定することで、情報漏えいの防止につながるでしょう。

最低限のPCスキルが必要

PCの操作に慣れていないスタッフが多いと、電子カルテ導入後の運用がうまくいかない可能性があります。電子カルテが扱いやすくなったとはいえ、電子機器への抵抗感が強かったり、最低限のスキルが無かったりすると、十分に電子カルテのメリットを活かせないことも。
あらかじめ最低限のPCスキルを身に着けておくことで、電子カルテの操作に慣れやすくなります。電子カルテ導入にあわせて、スキルの確認や研修を行うことで、スムーズな導入につながるでしょう。

電子カルテ導入時のポイント

電子カルテを取り入れる際のポイントを押さえることで、より効果的に電子カルテを活用できます。それぞれのポイントについて詳しくみていきましょう。

自院の運用に合う種類を選ぶ

自院の診療内容やコストなどを踏まえた上で、導入する電子カルテシステムを選ぶ必要があります。提供形態は使用する電子カルテの種類によって異なるため、しっかりと特徴を確認しておきましょう。
デモ機や導入前のレンタル使用ができるのであれば、導入前に使い心地を実際に確認しておくのもおすすめです。自院の運用に合ったオプションを選ぶことで、業務の効率化が図れます。

必要な機能を明確にする

電子カルテを取り入れる前に、「何を目的に導入したいのか」「稼働させてどのような課題を解決したいのか」をはっきりさせておきましょう。電子カルテを取り入れている医療機関が増えているからという曖昧な理由では、導入後に「やらなければよかった」と後悔してしまう可能性があります。電子カルテ導入の目的を明確化することで、どのような機能が自院に必要なのかより具体化できます。
実際に運用した後に、必要のない機能を外すこともできるため、実際に使用するスタッフの意見を参考にしてみるのも良いでしょう。

電子カルテと医療事務の関連性

医療事務として働く上で、電子カルテに触れる機会は今後増えていきます。そのため、電子カルテの使い方について、ある程度は把握しておきたいことでしょう。電子カルテの扱いになれることは、医療事務としてスキルアップに繋がります。詳しくみていきましょう。

カルテの電子化による医療事務業務の変更点

医療事務は、受付業務や会計業務、レセプト業務が主な業務内容です。カルテの電子化により、さまざまな部分で業務が効率化されました。3つの業務内容における電子カルテの活用場面について、以下で一例を紹介します。

電子カルテを使うことで、医療費やレセプト算出を自動で行えます。最後に算出内容に誤りがないか点検を行うだけなので、業務の効率化が図れます。
また、医師のサポートを行う医療事務が電子カルテを使えれば、必要な情報をすぐに取り出しスピーディーな連携につながるでしょう。

電子カルテを医療事務が上手に使うためのコツ

カルテから算出された診療報酬に関する点数をチェックする医療事務にとって、電子カルテを扱えるかは重要なポイントといえるでしょう。ここでは、電子カルテを効率的に使用するポイントについて詳しくみていきましょう。

カルテの基礎を身につける

電子カルテの使い方を知る前に、まずはカルテにどのような内容や項目が記載されているのかを理解しましょう。カルテには、患者の疾患名と実施した医療ケア、診療報酬の3つを記載するのが一般的な流れです。そして、診療報酬の規則に沿って算出できる点数を計上していきます。カルテとはどういうものなのか最初に理解しておけば、電子カルテに移行した場合に臨機応変な対応が行いやすくなるでしょう。

医師の考えを理解する

医療事務が患者の診察内容を電子カルテに整理する際、医師の考え方をある程度理解しておくことで、修正回数を減少させることが可能です。
医師がどのような考えのもと診断や治療法を選択したのか理解するために、診察ごとのフィードバックを受けるのも良いでしょう。フィードバックに時間をかけることで、その後の院内でのスムーズな連携に繋がります。

操作する機会を増やす

電子カルテに慣れないうちは、実際の業務以外でも操作を繰り返し行うほうが良いでしょう。マニュアルを読んでもらったり、基本操作をレクチャーしたりするだけでは、電子カルテの操作を習得できたとは言い切れません。実際の業務の中で、マニュアルに載っていない項目に関する対応が行えず、イレギュラーな場面での迅速な対応が行えなくなる可能性があります。
業務で使用する可能性のある機能を、あらかじめ実際に使用してもらったり、実際に起きたイレギュラー対応を院内で共有したりすると良いでしょう。

電子カルテの使い方を覚えて医療事務での転職を成功させよう

電子カルテの操作は難しそうというイメージから、使用に懸念を示す人がいるかもしれません。慣れるまでにある程度の時間は必要ですが、習得できれば患者情報の検索や医師の診察内容が把握しやすく業務効率化につながります。
特にカルテの情報から受付･会計やレセプト業務を行う医療事務には欠かせないITツールといえるでしょう。ご紹介した使い方のコツを参考にしながら、ソラジョブで自身に適した職場を探してみてはいかがでしょうか。