【テンプレート付き】履歴書を出す時の送付状の正しい書き方とは?

履歴書を書くとき「送付状」をつけた方がいいと聞いて、戸惑った方もいるのではないでしょうか。履歴書は市販されており形式も浸透していますが、送付状の正しい書き方は知らない人も多いでしょう。送付状をパソコンで作成する時、手書きで書く時、それぞれにルールがあります。その他にも、NG例や送付時のマナーを知り、正しい送付状を作りましょう。

履歴書の送付状とは

履歴書の送付状とは、履歴書を郵送する際に一緒に同封するあいさつ状のことです。「添え状」や「送り状」などとも呼ばれ、採用の合否に直結する可能性は低いですが、同封することがビジネスマナーの基本となります。
送付状は、企業の採用担当者に「誰が･誰に向けて」「何を」「どのくらい」送ったのかを示す役割があり、直接対面した場合のあいさつに代わるものです。

履歴書に送付状が必要なケース/いらないケース

送付状は、履歴書を郵送で提出する際にビジネスマナーの基本として必要なものですが、企業で履歴書を手渡しする際は、直接「あいさつ」や「何を持ってきたのか」を口頭で説明できるため必要ありません。
郵送で履歴書を提出する際は、送付状を入れ忘れるとマナー違反の印象を持たれる可能性もありますので、忘れずに同封しましょう。

履歴書の送付状の正しい書き方

履歴書の送付状の仕様

送付状の用紙のサイズは、ほとんどのビジネス文章で用いられるA4サイズにします。
パソコンで作成する際は、Wordを使い横書きに、フォントは一般的な書体である明朝体やゴシック体にしましょう。

履歴書送付状の記載内容

1.日付

日付は、送付状の右上に、履歴書を投函する日付を記載します。送付状や履歴書を記入した日ではありません。
西暦や和暦の決まりはありませんが、履歴書や他に同封する書類と統一するようにしましょう。

2.宛名

宛名は、日付から一段下げ送付状の左上に、履歴書を提出する宛名を記載します。
「株式会社」や「人事部〇〇様」「人事部御中」など、誤りがないように注意して正確に記載するようにしましょう。

3.自分の住所･連絡先･氏名

自分の住所や連絡先、氏名は、送付状の右側に記載します。「郵便番号」「住所」「電話番号」「氏名」の順に書き、住所は都道府県名も省略せずに書きましょう。
記載する電話番号は、携帯電話の番号でもOKです。最も連絡の取りやすい番号を書きましょう。

4.件名

何のための送付状であるかを中央に件名として記載します。
「応募書類の送付につきまして」や「応募書類送付の件」などが一般的な件名です。

5.前文(頭語･時候のあいさつ)

前文は本題の前置となる文章です。
まず、頭語の「拝啓」を必ず記載し、次に履歴書を提出する時期に合った時候のあいさつを書きます。頭語と時候のあいさつの間は、1文字分のスペースを必ず空けましょう。
最後に、相手の発展を喜ぶ言葉を入れます。こちらは定型文で大丈夫です。

6.主文(応募の経緯など)

応募した経緯や自己PR、志望動機をシンプルかつ簡潔に記載します。量は長くても3〜4行ほどです。
まず、求人を知った媒体名と自分が応募する職種を書きます。次に、応募先の仕事内容と上手く繋げるように、これまでの経験やスキル、仕事への思いを書き、あなたの熱意を伝えましょう。

7.末文(面接の申し込み･結語)

文章の結びには、書類選考を受け、面接を希望している旨を書きます。
そして、「何卒よろしくお願い申し上げます」という文で締めるのがビジネスマナーとして一般的です。
頭語に「拝啓」と書いているので、右下に結語の「敬具」を必ず書きます。

8.同封書類の内容

最後に何を同封したのか、書類の内容と枚数を記載します。
まず、中央に「記」と書きます。そして、左下に何を同封したのか、書類の内容を記載します。枚数の合計も「全○枚」と履歴書を見てくださる採用担当者がわかりやすいようにきちんと書きましょう。
右下に「以上」と記載し、完成です。

履歴書の送付状の書き方NG例

履歴書の送付状を作成する際に気をつけなければいけないことがあります。
応募する企業に対して失礼にあたらないように、NG例をチェックして気をつけましょう。

インターネットのテンプレートそのまま

送付状を作成する際に、インターネット上にあるテンプレートをただつなぎ合わせただけの文面は、手抜きの印象を与える可能性があるためNGです。
テンプレートはとても便利ですが、参考する程度に留め、応募に対する熱意が伝わるように自分のオリジナル要素を盛り込むようにしましょう。

送付状に不要な内容を記載する

送付状に希望条件を書くことはNGです。
送付状は「あいさつ」に代わるもののため、ここに「〇〇勤務希望」などの条件を書くことは失礼にあたります。希望条件は履歴書に書きましょう。
また、自己PRや志望動機をたくさん書き連ねることもNGです。3〜4行にまとめるようにしましょう。

履歴書の送付状を手書きする場合の書き方

履歴書の送付状の仕様

手書きで送付状を作成する場合は、A4サイズの用紙に縦書き、黒のボールペンで記入することが一般的です。
書き間違えてしまった場合は、履歴書同様、新しく書き直しましょう。修正ペンなどの使用はNGです。

履歴書送付状の記載内容

手書きで送付状を作成する際も、各項目の記載する内容はパソコンで作成する時と基本的には同じです。
ですが、縦書きと横書きとでは記載する順番が異なることと、日付や宛名は用紙の上側に書くことに対し、自分の名前は下側へ記載するのがマナーです。
縦書きの場合、数字を漢数字にすることも忘れないようにしましょう。

履歴書の送付状の正しい書き方

履歴書の送付状の書き方以外のマナー

送付状は、書式以外にもいくつか守らなければいけないマナーがあります。履歴書を郵送する前にしっかりチェックしましょう。

1枚以内に収める

送付状は必ず1枚以内に収めます。
送付状を同封する理由は、履歴書などの応募書類を送ったことを伝えるためのものです。
自己PRや志望動機を熱心に長々と記載し、送付状が2枚以上になったりすることはマナー違反になりますので注意しましょう。

応募書類の一番上になるよう封筒に入れる

送付状は「何を誰に送ったか」を伝えるためのものです。
採用担当者が封筒から書類を出して最初に目にすることができるように、履歴書などの応募書類の一番上に重ねて入れます。
応募書類を受け取る採用担当者の気持ちを考え、送付状、履歴書、職務経歴書の順番になるように、確認しやすい入れ方を心がけましょう。

記載内容とマナーを知れば、送付状の作成はもう大丈夫

初めて送付状を作成する時は、書くことやルールが多く難しく感じるかもしれません。しかし、紹介したポイントを押さえて書けば問題ありません。自信を持って、早速企業に応募してみましょう。