履歴書をメールで送る場合の正しい方法は？文章や例文・件名も解説

履歴書をメールで送る場合、件名や文章の書き方、ファイル形式のすべてにおいて正しい手順を踏むことが大切です。本記事では、履歴書をメールで送る方法の基本から解説し、件名の付け方や文章例、PDF化の手順、パスワード付き添付ファイルの送り方まで詳しく紹介しています。履歴書をメールで送付する方法に悩んでいる方は、必見です。

履歴書をメールで送る場合の正しい方法・基本マナー

履歴書をメールで送る際には、ビジネスマナーや基本ルールを守ることが重要です。以下のポイントを押さえて丁寧に対応しましょう。

履歴書は指示があったら迅速に送る

企業から履歴書の送付依頼があった場合は、できるだけ早めに対応することで誠実な印象を与えられます。もし、対応が遅れる場合は、送付予定日を事前に連絡しておくと丁寧です。
スピーディーかつ礼儀正しい対応が好印象につながります。

企業指定の方法に従って送る

企業から履歴書の提出方法に指定がある場合は、必ずその指示に従いましょう。とくに指定がない場合は、PDF形式で送付するのが一般的です。
ファイルのレイアウト崩れを防ぐためにも、形式や保存方法に配慮しましょう。

PDFファイルの作成方法はこちら

セキュリティ対策をして送る

履歴書には個人情報が含まれるため、パスワード付きZIPファイルにして送信すると安全性が高まります。また、公共のWi-Fiなどセキュリティの低い環境からの送信は避けたほうが無難です。
ファイル名も「氏名_履歴書」のように、分かりやすい形式にすることが望まれます。

メールの件名や本文は簡潔に・わかりやすく書く

件名は「履歴書送付の件(氏名)」など、内容が一目で伝わる表現にしましょう。本文は簡潔かつ丁寧が基本です。
「履歴書を添付いたしましたので、ご確認のほどよろしくお願いいたします」といった定型的な表現を使うのが適切でしょう。

個人用のメールアドレスで送る

履歴書は私的な応募書類のため、会社のメールアドレスではなく、個人用のアドレスから送信するのが原則です。信頼性のあるメールアドレスを使用し、ビジネスメールとして違和感のない文面を心がけましょう。

企業の営業時間内に送る

メールの送信タイミングも印象に影響します。履歴書の送付は企業の営業時間内、できれば午前中から夕方までの時間帯に行うと丁寧です。
深夜や早朝に送信することは避け、相手の受信環境にも配慮しましょう。

【例文&書き方】履歴書をメールで送る場合の件名と文章

履歴書をメールで送付する際は、件名から本文、署名までビジネスマナーを意識した丁寧な文章の記載が求められます。以下では、それぞれの要素について解説します。

① 件名

メールの件名は採用担当者が内容を一目で把握できるよう、簡潔で明確に記載することが大切です。「【履歴書送付】○○職応募 – 氏名」のように職種と応募者名を含めると分かりやすくなります。
企業から件名の指定がある場合は、それに必ず従いましょう。

② 宛先

メール本文に書く宛名は、企業名と担当者名を正しく記載しましょう。担当者名が分かっている場合は「○○株式会社　採用担当 ○○様」といった形式にすると丁寧です。
不明な場合でも「採用ご担当者様」など適切な表現を使いましょう。

③ 冒頭の挨拶文

メール本文の冒頭には、まず丁寧な挨拶文を入れるのが基本です。そのうえで、どの職種への応募か、どのような目的でメールを送ったかを簡潔に伝えましょう。
長くなりすぎないように注意することで、読みやすさが向上します。

④ メール本文

本文では、履歴書送付の目的を明確に記載することが重要です。「ご依頼いただいた履歴書をお送りします」といった表現に加え、添付書類の種類(例：履歴書、職務経歴書)を箇条書きで明示すると、採用担当者に親切な印象を与えます。

⑤ 締めの挨拶文

メールの最後には、書類確認をお願いする一文と感謝の気持ちを添えるのが基本です。「お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします」など、シンプルかつ丁寧な表現を心がけましょう。

⑥ 署名

メールの署名欄には、名前・メールアドレス・電話番号など、最低限の連絡先を明記しましょう。行数は3～5行を目安にし、応募者としての信頼感を損なわない、フォーマルで簡潔な形式にまとめるのが望ましいです。

【履歴書をメールで送る】PDFファイルの作成方法

履歴書をPDF化する方法と、印象を左右するPDFファイル名の正しい付け方について解説します。

履歴書をPDF化する方法

<履歴書をPDF化するには、まず、WordやExcel、Googleドキュメントなどのソフトを使って履歴書を作成します。自分で1から作るのが難しい場合は、各種テンプレートを活用すると便利です。
履歴書が完成したら、保存形式をPDFに設定します。WordやExcelの場合は「名前を付けて保存」を選び、「ファイルの種類」でPDFを指定すると変換が可能です。
そのほか、「印刷」メニューから「PDFに保存」や「PDFとして出力」を選択することでも、PDF形式に変換できるでしょう。

履歴書PDFのファイル名の付け方

履歴書のPDFファイル名は、企業側が誰の書類かをすぐに識別できるように設定しましょう。「履歴書_山田太郎.pdf」のように、書類の種類と氏名を明記すると分かりやすくなります。
また、文字化けを防ぐために日本語の使用を避ける指示がある場合は、「rirekisho_yamada_taro.pdf」など半角英数字を使うと安心です。ファイル名はシンプルかつ明確にまとめましょう。

【履歴書をメールで送る】パスワード設定も含めたファイルの添付方法

履歴書を安全に送信するには、PDFへのパスワード設定、ZIPファイル化、パスワードの別送などの基本ルールを理解しておくことが大切です。

履歴書PDFファイルにパスワードを設定する方法

履歴書をPDF化したら、「ツール」→「一般オプション」をクリックします。ここでパスワード設定の詳細項目が表示されるため、セキュリティ設定が可能です。
表示されたオプション画面で「開くときにパスワードを要求する」にチェックを入れ、任意のパスワードを入力します。そのまま保存を行うことで、パスワード付きのPDFファイルが完成です。
設定後は、応募した企業へパスワードを別送することも忘れないようにしましょう。

パスワード付きZIPファイルにして添付する方法

次は、ZIPファイルを利用してパスワードを設定する方法をご紹介します。まずは、パスワードを設定したい履歴書PDFや職務経歴書などを1つのフォルダにまとめましょう。
複数のファイルを一括で圧縮することで送付ミスを防ぎ、管理もしやすくなります。次に、7-ZipやWinRARといったフリーの圧縮ソフトを使用し、用意したファイルを右クリックして「圧縮」または「ZIP形式で圧縮」を選択し圧縮しましょう。
圧縮時の設定画面で「パスワードの設定」または「暗号化」オプションを選び、任意のパスワードを入力してZIPファイルを作成すれば完了です。Windowsでは対応できない場合がありますので、使用するソフトに注意しましょう。

メールの送信方法とパスワードの別送ルール

パスワード付きZIPファイルやパスワードを設定したPDFで履歴書を送る場合、本文に「パスワードは別メールで送付します」と明記するのが基本です。とくに重要なのは、パスワード送信用のメール件名を「履歴書送付のパスワードについて」など分かりやすくすることでしょう。
採用担当者が見落とさないよう、件名と本文の工夫が必要です。

【パスワードを伝える場合のメール例文】

【チェックリスト】履歴書をメールで送るときの確認事項9選

履歴書をメールで送信する際は、ビジネスマナーと正確さが求められます。以下のチェックリストで送信前の確認を徹底しましょう。

件名が適切か

「【履歴書送付】○○職応募 – 氏名」といった件名のように、どんなものが送られてきたのか採用担当者内容が一目で分かるようにしましょう。ただし、企業から件名の指定がある場合は、必ずフォーマットに従って送信することが基本です。

メール本文が簡潔で分かりやすいか

本文は「冒頭の挨拶 → 応募の目的 → 添付ファイルの案内 → 締めの挨拶」の構成が基本です。簡潔かつ丁寧な印象を与えられる内容になっているかを見直しましょう。

履歴書のファイル名と形式が適切か

履歴書はPDF形式で送るのが一般的です。「履歴書_山田太郎.pdf」など、誰の書類かがすぐ分かるファイル名にしておきましょう。

履歴書の添付漏れがないか

ファイルを添付し忘れていないか、送信前に必ず確認しましょう。添付していても、ファイルを開いて内容が正しいか、書式やレイアウトが崩れていないかまで確認しておくと、より丁寧な印象につながります。

セキュリティ対策が適切か

パスワード付きZIPファイルで送信する場合は、暗号化やパスワード設定が正しくできているかを確認します。パスワードは別メールで送るのが基本で、そのメールの件名や本文も分かりやすく整えておくことが重要です。

送信先名・アドレスが正しいか

本文の宛名に「○○株式会社 採用担当 ○○様」と記載し、相手に失礼のないようにしましょう。また、送信先のメールアドレスが企業から指定されたものであるか、打ち間違いがないかも必ず確認してください。

誤字脱字や敬語の誤りがないか

メール本文に誤字脱字があると印象が悪くなります。とくに敬語の使い方に誤りがないか、あいさつ文や締めの表現に違和感がないかを丁寧にチェックし、正しい日本語を意識することが求められます。

過去メールの文章が残っていないか

使い回しのメールを編集している場合、以前の文面が残っていないかを確認しましょう。会社名や宛名が別企業のまま送信されると、信頼を大きく損なう原因になります。

フォントやサイズが統一されているか

メール本文のフォントや文字サイズがバラバラだと、読みづらく不格好な印象を与えてしまいます。全体を通して統一されているか、とくにコピー&ペーストした部分に違いがないかをチェックしましょう。

履歴書をメールで送る場合のよくある質問

ここでは、履歴書をメールで送る場合によく疑問に思うことについてまとめています。メールを送信する前に、一度確認し、ミスをなくしましょう。

Q.履歴書はWordやExcelのまま送ってもいいですか？

履歴書はWordやExcelのまま送るのではなく、PDFに変換して送付するのが一般的です。WordやExcelファイルは、企業側の環境によってレイアウトが崩れたり、編集が可能であったりするため、正式な書類として適切ではありません。また、PDF形式で送ることで、セキュリティ面の信頼性も高まり、相手にとっても確認しやすいデータとなるでしょう。

Q.メールの件名はどのように書けばよいですか？

メールの件名は、簡潔かつ分かりやすく記載することが重要です。たとえば、「【履歴書送付】応募職種：〇〇／氏名：〇〇」のように、応募内容が一目で分かるようにするとよいでしょう。企業側では多くのメールを受信するため、適切な件名をつけることでスムーズに確認してもらえます。件名が不明確だと見落とされる可能性もあるため、注意が必要です。

Q.履歴書を送るときにパスワード付きZIPファイルにするべきですか？

近年、パスワード付きZIPファイルはセキュリティの観点から推奨されていません。企業によってはZIPファイルを開封できない場合もあり、結果として書類が確認されない可能性があります。基本的には、履歴書をPDF形式にし、そのままメールに添付する方法が適切です。送付前に企業の指示がある場合は、それに従うのが望ましいでしょう。

Q.履歴書を送った後に企業から返信がない場合はどうすればいいですか？

企業から返信がない場合は、送付後1週間を目安に確認の連絡を入れるのが適切です。メールの件名に「応募書類の確認のお願い」と明記し、簡潔に問い合わせるとよいでしょう。ただし、応募締切日や企業の採用スケジュールによって対応が異なるため、慌てず冷静に対応することが大切です。連絡をする際は、ビジネスマナーを守り、丁寧な表現を心がける必要があります。

Q.履歴書はスマホからメールで送ってもいいですか？

スマートフォンから履歴書をメールで送信すること自体は問題ありません。ただし、ファイル形式や本文のマナーに注意が必要です。PDF形式で保存された履歴書を添付し、ビジネスメールとして適切な件名・挨拶・署名を含めて送るようにしましょう。送信前には、レイアウトや誤字脱字も必ず確認することが望まれます。

Q.履歴書は写真データで送ってもいいですか？

履歴書を写真で撮影した画像データのまま送るのは、避けたほうが無難です。写真は画質や文字の判読性にばらつきが出やすく、正式な応募書類としては不適切と判断される可能性があります。WordやPDFなどのビジネス向けフォーマットに変換し、文書ファイルとして送付するのが基本的なマナーです。

履歴書をメールで正しく送るためには丁寧さと正確さが大切

履歴書をメールで送る際には、件名・文面・添付ファイルの形式やセキュリティ対策など、ビジネスマナーを守ることが大切です。本記事で紹介したチェックポイントや例文を活用し、採用担当者に好印象を与えられる送信を心がけましょう。基本を押さえるだけで、印象は大きく変わります。

応募書類の準備が整ったら、次は自分に合った求人を探す段階です。ソラジョブでは、全国の多種多様な条件の求人を用意しています。自分の希望の条件にマッチする求人が見つかるでしょう。ぜひ一度ソラジョブをチェックし、納得のいく転職活動をスタートさせましょう。